Der digitale Posteingang für ein papierloses Büro
Schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.
- Verringerte Liege- und Transportzeiten
- Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen & Standorte hinweg
- Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente
Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost?
Die Herausforderung beginnt bereits beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Ihrem Unternehmen: Belegdokumente kommen auf unterschiedlichsten Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. In vielen Unternehmen gibt es keine standardisierte Aufbereitung dieser Post. Sei es, weil klare Regeln oder eine zentrale Lösung fehlt, die in der Lage ist, eingehende Korrespondenz – unabhängig von Art, Umfang, Struktur und Eingangskanal – umzuwandeln.
Mit der d.velop Lösung schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.
Einer von zahlreichen Vorteilen dabei: Alle Dokumente samt Daten sind immer und überall verfügbar.
Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein für ein papierloses Büro
Erfahren Sie in 45 Minuten, wie Sie Ihren Posteingang von Papier befreien und so die Prozesse im Unternehmen digitalisieren und automatisieren.
Auf diese Agenda dürfen Sie sich freuen:
- Die Verarbeitung der Eingangspost als wichtiger Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie.
- Wie sieht der Posteingang im Unternehmen aus?
- Der Einsatz einer cleveren Scan-Software anhand griffiger Praxisbeispiele.
- Die digitalisierte Post als Startschuss für effiziente Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
- Exkurs: So planen Sie die nächsten Schritte.
Vorteile des digitalen Posteingangs auf einen Blick
- Reduzierung von Kosten für die Eingangspostverarbeitung und effizienterer Einsatz von Ressourcen.
- Dokumente und E-Mails können einheitlich verarbeitet und direkt in Workflows übergeben werden – auch mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz des d.velop Dokumentenmanagement.
- Digitale Dokumente als Basis für Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen.
- Schnelle und einfache Eingangspostverarbeitung sowie verringerte Liege- und Transportzeiten.
- Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen und Standorte hinweg.
- Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente in Ihrem Unternehmen.
Mit d.velop schnell und einfach Post erfassen – egal wo und wie Sie bei Ihnen ankommt
Mit d.velop-Lösungen schaffen Sie einen Eingangskanal um all Ihre eingehende Post, wie Dokumente, E-Mails und Belege einheitlich zu verarbeiten.
Papierbelege digitaliseren und übergeben
Digitalisieren Sie Papierbelege einfach über lokale oder Netzwerk-Scanner. Der Scanner kann die eingescannten Papierbelege direkt an die intuitive Benutzeroberfläche übergeben, damit Sie dort sofort verarbeitet (strukturiert) wird, um so, im nächsten Schritt, dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet zu werden. Alternativ können Sie gescannte Belege auch an ein Postfach schicken, um Dateien aus anderen Quellen via E-Mail zu übergeben.
Sekundenschneller Import aus Ihrem Dateisystem
Importieren Sie einfach vorhandenen Dokumente aus Ihren Dateisystem in die d.velop-Software, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese beispielsweise sofort revisionssicher im digitalen Aktenarchiv von d.velop abzulegen. So werden werden all Ihre Dokumente binnen Sekunden einheitlich erfasst und aufbewahrt.
Direkte Schnittstellen zu beliebigen Systemen
Ihre Systeme sind komplex – und Sie möchten es trotzdem möglichst einfach? Kein Problem.
Belege entstehen in vielen verschiedenen Systemen. Darum stellen wir eine Import-API bereit, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente auf die gleiche Weise zu verarbeiten. So können Sie beispielsweise die Applikation direkt aus der aktuellen Bearbeitung eines SAP-Beleges heraus aufrufen und Seiten einscannen.
Mit d.velop die Post einheitlich verarbeiten. So geht´s!
1. Dokumente digitalisieren
Digitale Belegdokumente treffen über Upload, E-Mail oder Schnittstellen im Unternehmen ein. d.velop verbindet sich mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden.
2. Dokumente verarbeiten und Daten erfassen
Im nächsten Schritt werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Papierbelege werden eingescannt und digitalisiert. Alle digitalisierten Dokumente werden, klassifiziert und Metadaten ausgelesen. Nützliche manuelle Bearbeitungswerkzeuge sowie künstliche Intelligenz unterstützen dabei.
3. Dokumente archivieren und Prozesse starten
Es erfolgt die automatische Übergabe, entweder in die vorgesehene Akte oder ein anderes Archivsystem, oder die Übergabe an unterschiedlichste Fachprozesse.
Kein DMS ohne digitale Dokumente:
Diese und andere d.velop-Produkte ermöglichen
den digitalen Posteingang
Sie wollen das Thema digitaler Posteingang vertiefen?
Dann stöbern Sie in unserem Blog!
Den Posteingang zu bearbeiten war nie einfacher
d.velop Blog
Die Aufnahme von Dokumenten ist eine zeitaufwändige, sehr monotone Tätigkeit. Meist werden hunderte von Stunden Arbeit für die manuelle Dateneingabe aufgewendet, um Informationen aus Papierdokumenten (wieder) zu erfassen, die ursprünglich ja mal digital erstellt wurden. Und wenn das für Sie absurd klingt, dann eben, weil es das ist. Nutzen Sie einfach die Power von KI.
Intelligente Postverteilung bei der Kreisstadt Bergheim
d.velop Blog
Wenn SpaceX im Jahre 2025 schon den Mars besiedeln will, dann sollte es bis dahin auch gelingen Verwaltungsprozesse auf elektronischem Wege abzuwickeln. Denn wie kann es sein, dass die Planung der Marsbesiedelung schon im vollen Gange ist, wir hier auf der Erde aber immer noch riesige Papier-Postberge manuell verteilen? (Fast) genau diese Frage hat sich auch die Kreisstadt Bergheim gestellt.
Endlich papierfrei? Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro!
d.velop Blog
Auf dem Weg zum papierlosen Büro haben wir es bisher weit gebracht. Auch wenn wir im privaten Alltag hier und da noch an verknitterten Einkaufszetteln, dicken Taschenkalendern und staubigen Liebesbriefen hängen, hat Papier im Unternehmensalltag eindeutig ausgedient. Dennoch erwischen sich viele Unternehmen dabei, wie sie wiederholt “zum Papier greifen”.
Weitere Fragen? Wir helfen gerne!
