Dokumentenmanagement Collaboration Tools
Digitale Zusammenarbeit einfach gestalten!
- Im Team besser zusammenarbeiten
- Dokumente auch mit Externen teilen
- Steigerung der Arbeitseffizienz
Digitale Zusammenarbeit –
immer mit gleichem Informationstand
Dokumentenmanagement-Systeme bilden das Rückgrat für effektive Collaboration
Wichtig für die reibungslose digitale Zusammenarbeit ist es, Hürden abzubauen und neue Möglichkeiten der Kommunikation und Interaktion zu schaffen. „Good Collaboration“ heißt: Teams müssen unabhängig von Raum und Zeit interagieren können und auch Personen außerhalb der eigenen Organisation oder „Non-Desk Worker“ müssen mit einbezogen werden.
Die größte Herausforderung dabei: alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Mit einem Dokumentenmanagement-System als Collaboration-Tool kein Problem. Es stellt allen Anwendern immer die aktuellen Informationen zur Verfügung, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Das Dokumentenmanagement-System ist damit der zentrale Anlaufpunkt für alle, die Dokumente und Informationen zu einem Geschäftsprozess, zu Projekten oder ganz allgemein zu Geschäftspartnern benötigen.
Steigerung der Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Collaborations-Tools.
der Unternehmen setzen zur Steigerung der Collaboration bereits auf Dokumentenmanagement-Systeme.
der Mitarbeiter sehen deutlichen Verbesserungsbedarf in ihrem Unternehmen im Bereich Collaboration.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Zum gemeinsamen Bearbeiten können Sie die Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement-System in Microsoft Office öffnen und editieren. Dabei überarbeiten Sie dank der integrierten Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments. Damit Sie direkt erfahren, dass jemand eine neue Version eines Dokuments erstellt hat, nutzen Sie einfach die Abo-Funktion. So sind Sie immerup to date.. Fügen Sie einfach eine Aufgabe zum Dokument hinzu, damit Ihr Kollege direkt informiert ist, welche Arbeitsschritte bis zu Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen. So senken Sie mit dem Collaboration-Tool in einem Schritt den Abstimmungsaufwand.
Prozesse und Verantwortungen klar definieren
Die Grundlage für digitale Prozesse bilden Workflows mit digitalen Dokumenten. Mit Workflows lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse digital abbilden: vom einfachen Urlaubsantrag über das Rechnungsmanagement bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei können Sie einzelne Prozessschritte individuell gestalten und jederzeit anpassen. Step-by-Step oder auch parallel werden so die Beteiligten über anstehende Aufgaben informiert.
Projekte gemeinsam managen
Teilen Sie bei Bedarf Dokumente im Dokumentenmanagement System unkompliziert auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation oder geben Sie diese für die Bearbeitung frei. Auf diese Weise schaffen Sie einen eigenen digitalen Projektraum. Sie können zu Dokumenten auch ganz einfach Chat-Konversationen starten und sich so direkt mit anderen über die Inhalte eines Dokuments austauschen. Das ist Collaboration wie sie heute gelebt wird.
Das sagen unsere Kunden
Ressourcen-Einsparung dank der Mitarbeiter App
Deutsches Rotes Kreuz
„Mit der Mitarbeiter App sparen wir Arbeitszeit und haben Informationen immer schnell griffbereit in der Hosentasche. Die Zusammenarbeit ist unabhängig vom Aufenthaltsort und der jeweiligen Zeitzone. Jeder kann von jedem Ort aus auf alle Informationen und Dokumente zugreifen.“
Verena Uhlenbrock, Kreis-Rotkreuz-Leiterin – DRK-Kreisverband Borken
Flexibilität durch den Einsatz der digitalen Unterschrift
Managementberatung Martin Rinck
„Bisher hatten wir mit der klassischen elektronischen Signatur gearbeitet, mit Signaturkarte und Kartenlesegerät. Doch die meisten Kunden haben so etwas nicht, weder die Karten noch die Software. Das war uns zu teuer, zu aufwändig und zu unsicher. Jetzt sind wir sehr, sehr dankbar, dass wir nicht mehr an die Hardware gebunden sind.“
Martin Rinck – selbständiger Managementberater
Optimierte Prozesse mit Dokumentenmangement-System
Schoeller Textil AG
„Die Oberflächen sind einheitlich, doch jeder Benutzer kann seine eigene Arbeitstechnik anwenden, wie er an ein Dokument gelangt. Es ist jetzt viel einfacher, Dokumente einem Auftrag zuzuweisen, Verknüpfungen zu setzen, Aufgaben zu quittieren. Zudem ist alles sauber protokolliert; man sieht exakt, wann was erledigt wurde.“
Ruedi Kühne, Chief Financial Officer – Schoeller Textil AG
Für die extra Dosis Collaboration
Unternehmenskommunikation fördern
mit der Mitarbeiter-App
Damit sich Ihre Mitarbeiter auch über den Schreibtischarbeitsplatz hinaus miteinander verbinden können, gibt es die Mitarbeiter-App „d.velop community connect“. Das vielseitige Collaboration-Tool wird so zur zentralen Drehscheibe für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Aber nicht nur das: Durch den Einsatz der eingebundenen Self-Services lassen sich auch alle Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse direkt vom Mobilgerät aus steuern. Dabei ist es egal, ob es sich hierbei um den Urlaubsantrag, die Bestellung des Mittagessens oder die digitale Zustellung der Gehaltsbescheinigung handelt. Die Möglichkeiten sind zahlreich und das Collaboration-Tool flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar..
Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren
mit der digitalen Signatur
Verhindern Sie Medienbrüche und nutzen Sie die Chancen einer durchgängigen Digitalisierung, um Ihre Unternehmensprozesse gezielt zu optimieren – zum Beispiel mit der digitalen Unterschrift.
Vereinfachen Sie die kollaborative Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation und bauen Sie Hürden wie Zeit und Ort bei Ihren Geschäftsprozessen ab. Sparen Sie sich den Ausdruck von Dokumenten, lassen Sie Ihre Dokumente, ganz gleich von wo, zu jederzeit rechtskonform signieren. Mit diesem Collaboration-Tool verkürzen Sie im Handumdrehen die Durchlaufzeiten und ermöglichen so schnellere Vertragsabschlüsse.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!
Sie möchten wissen, wie Sie kollaborative Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen fördern können? Darüber hinaus haben Sie konkrete Fragen zum Einsatz unserer Produkte und Lösungen?
Dann vereinbaren Sie in wenigen Schritten ein erstes kostenloses Beratungsgespräch mit den Experten:
1. Zuerst wählen Sie einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
2. Bestimmen Sie die Dauer des Meetings.
3. Wählen Sie eine Uhrzeit aus.
4. Schließlich füllen Sie die Kontaktfelder aus.
5. Zuletzt erzählen Sie uns ein wenig über Ihre Anforderungen oder Erwartungen.
Sie möchten mehr über das Thema Collaboration erfahren?
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Collaboration-Tools: Erfolgreiche Kommunikation mit Mandanten
d.velop Blog | Marco Bogendörfer
Die digitale Transformation stellt Berufsgeheimnisträger wie etwa Anwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vor völlig neue Herausforderungen. In den Diskussionen über mögliche Lösungsansätze für die digitale Mandantenkommunikation fallen regelmäßig die Schlagwörter Collaboration und Collaboration tools.
Wie Sie mit einer Mitarbeiter App die interne Kommunikation verbessern
d.velop Blog | Claudia Bürder
Wer kennt ihn nicht, den klassischen “Flurfunk”. Eine offene und gute interne Kommunikationskultur führt bei Unternehmen jeder Größe zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit. Immer informiert zu sein über Neuigkeiten, Veränderungen und Trends, ist für die erfolgreiche Beschäftigung von Mitarbeitern unerlässlich.
10 Lösungen für eine effiziente und digitale Arbeitswelt im Homeoffice
d.velop Blog | Angela Rausch
So schaffen sich Unternehmen mit dem Einsatz von Softwarelösungen eine optimale digitale Arbeitswelt und ermöglichen es Mitarbeitern, einfach und effizient von daheim zu arbeiten. Egal, ob es sich dabei um den digitalen Posteingang, ein digitales Vertragsmanagement oder eine ortsunabhängige Mitarbeiterkommunikation handelt.