Digitalisierung im Sozialwesen
Software von Menschen für Menschen
Fachlösungen für das Sozialwesen
Die Digitalisierung im Sozialwesen bietet viele Chancen. Neben der Möglichkeit Prozesse zu optimieren, die Souveränität der Klienten und Angehörigen zu steigern und Ressourcen zu sparen, bildet die Verfügbarkeit von Daten und Informationen die Basis für eine gelungene Digitalisierung. Mit Hilfe von passgenauen Software-Lösungen, wie einem Dokumentenmanagement-System für das Sozialwesen, können Sie die Digitalisierung in Ihrer Einrichtung vorantreiben. Speichern Sie beispielsweise alle relevanten Dokumente zu Ihren Klienten übersichtlich in einer digitalen Bewohner- und Klientenakte. So haben Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort die wichtigsten Informationen verfügbar und können schnell reagieren.
Digitale Klienten- und Bewohnerakte
In der digitale Klienten- und Bewohnerakte speichern Sie alle Dokumente zu Ihren Bewohnern oder Klienten. Sie haben so stets alle Unterlagen übersichtlich zusammengefasst – jederzeit und an jedem Ort verfügbar.
Qualitätsmanagement
Mit dem Qualitätsmanagement ist jeder einzelne Prozessschritt transparent und detailliert nachvollziehbar. Protokolle werden nachgehalten und versioniert. So ist es einfach Fristen automatisch einzuhalten und die Digitalisierung im Sozialwesen weiter voranzubringen.
App für das Sozialwesen
Mit der App für das Sozialwesen können Sie Ihre Mitarbeiter, Klienten und Angehörige miteinander verbinden. Sie können Kommunikationshürden abbauen und verfügen über einen transparenten Informationskanal.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die HR-Prozesse.
Ein Auszug unserer Kunden
Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit.
Roland Hüber
St. Elisabeth-Stiftung
So macht es die St. Elisabeth Stiftung
Wie die Digitalisierung im Sozialwesen konkret aussehen kann, sehen Sie an der Erfolgsgeschichte der St. Elisabeth Stiftung. Ein Dokumentenmanagement für das Sozialwesen einzuführen war dabei nur der Start. Der Einsatz der Eingangsrechnungsverarbeitung erleichtert beispielsweise die tägliche Arbeit der Stiftung. Die Durchlaufzeiten werden so verkürzt und die Transparenz während des kompletten Prozesses wurde erhöht.
Die Herausforderung
Die St. Elisabeth-Stiftung ist als karitative Einrichtung ein stark dokumentenverarbeitendes Unternehmen. So werden unter anderem die gesamten Pflegedokumentationen und Aufzeichnungen über die pädagogische Entwicklung der betreuten Personen in den Datenbanken erfasst. Die Herausforderung dabei ist die starke räumliche Verteilung: in der Stiftungszentrale arbeiten 120 Mitarbeiter und es kommen weitere 1.580 hinzu, verteilt auf 20 Standorte zwischen Bodensee und Ulmer Raum. Das Ziel der St. Elisabeth Stiftung war es, ein einziges Qualitätsmanagement-System zu bestimmen, so dass eine systemtechnisch einheitliche Unterstützung gewährleistet werden kann. Und die Arbeitsabläufe vereinheitlicht und standardisiert werden. Dass hier ein Dokumentenmanagement für das Sozialwesen hilfreich für die dokumentenbasierenden Prozesse ist, lag auf der Hand.
Eine einheitliche Plattform
„SharePoint hat unheimlich viele funktionale Möglichkeiten, speziell im Umfeld DMS/ECM. Damit muss man sich auch als Entscheider und nicht nur als Administrator auseinandersetzen. Wenn man diesen Mehrwert erkennt und sich zu Nutzen macht, kommt Dynamik ins Spiel. Der SharePoint-Ansatz war aufgrund unserer starken Standortverteilung mitentscheidend. Wir wollten künftig über eine einheitliche, zukunftsorientierte Plattform ohne Systemgrenzen kommunizieren und Daten verteilen. Zudem musste alles einfach bedienbar sein, denn die Mitarbeiter sollen sich auf ihre Betreuungs- und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren. Daher war für uns auch eine selbsterklärende Weboberfläche enorm wichtig.“
Qualitätsmanagement
Die St. Elisabeth-Stiftung hat nach dem Ausrollen der Software alle Qualitätsmanagement-Bestandsdokumente kategorisiert. Im Laufe der Jahre sammelten sich viele Dokumente mit ähnlichem Sachverhalt an. Diese Dokumente wurden nicht 1:1 übernommen, sondern sauber und geprüft eingecheckt. Eine Qualitätsmanagement-Koordinatorin sorgt dafür, dass die gesamten Aktivitäten zentral gesteuert werden. Heute sind es über die Geschäftsbereiche hinweg 2.361 Bestandsdokumente (originäre Dokumente, keine Versionen). Diese stehen dann in d.velop for Microsoft 365 in historisierten Versionen zur Verfügung. Das Ziel der St. Elisabeth-Stiftung ist eine Reduzierung dieser Dokumente auf ca. 600 bis 1.000 Dokumente.
Die Nutzerakzeptanz
“Dadurch, dass alle Qualitätsmanagement-Beauftragten im Projekt involviert waren, war die Akzeptanz groß. Auch der Schulungsaufwand für die neue Lösung ist vergleichsweise gering.” Herr Hüber spricht auch nicht von Schulung, sondern von „Einweisung der Benutzer“, denn die Oberflächen sind selbsterklärend. Das Projekt ist zwischenzeitlich so weit fortgeschritten, dass die zu publizierenden Dokumente in Kürze den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können. Dann wird der Mitarbeiter automatisch zu seinem Portal hingeführt. Von dort geht es – je nach zugewiesenen Rechten – in die einzelnen Anwendungen wie Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung und Qualitätsmanagement. So werden trotz der vielen Standorte die Mitarbeiter bzw. Dokumente zusammengeführt. Das ist für das tägliche Arbeiten eine große Hilfe.
Das Ergebnis
Das Fazit von Herrn Hüber ist voll des Lobes: „Insgesamt wurde bei der Implementierung von d.velop for Microsoft 365 Qualitätsmanagement sehr zielstrebig gearbeitet. Wir hielten uns an die Vorgaben und stimmten die einzelnen Schritte ab. Weil wir gemeinsam strukturiert gearbeitet haben, kamen wir zu einem so hohen Realisierungsumfang. Es wurde genau das erreicht, was wir wollten. Das Ergebnis kann sich absolut sehen lassen.“
Das Qualitätsmanagement von d.velop sorgt für ein einheitliches Qualitätsmanagement über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg.
Roland Hüber
St. Elisabeth-Stiftung
Weitere Erfolgsgeschichten
DRK-Blutspendedienst West
Viele Standort, eine ortsunabhängige Lösung: Der DRK-Blutspendedienst West reduziert seine Papierarchive mit d.3ecm. Alle Fachbereiche profitieren, sowohl medizinische als auch nicht-medizinische. Zum Leistungsumfang gehören u.a. eine Volltextsuche, digitale Befund-Dokumentationen und digitale gelenkte Dokumente aus dem Qualitätsmanagement.
Diakonische Stiftung Wittekindshof
Mit der digitalen Eingangsrechnung hat die Stiftung Wittekindshof ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf sechs Tage gesenkt. Rund 600 Mitarbeiter nutzen das System, und zwar an allen 100 Standorten. Gut neun Monate hat es gedauert, bis das System im beruflichen Alltag einsatzfähig war: „Insgesamt hatten wir eine sehr konstruktive, gute Zusammenarbeit mit der d.velop AG“, lobt Konradt.
Stiftung Haus Hall
Das neue DMS ist inzwischen sehr gut in die Abläufe der Stiftung Haus Hall integriert. Berger: „Selbst diejenigen, die bei der Einführung der Software noch skeptisch waren, wollen heute nicht mehr ohne d.3ecm und die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten. Die Stiftung Haus Hall hat mit der d.velop-Gruppe einen starken und marktführenden Partner im digitalen Prozesswesen in direkter Nachbarschaft.“
Digitalisierung im Sozialwesen
Webinar: Wie Sie mit einer Mitarbeiter-App alle Angestellten in Ihre Unternehmenskommunikation einbinden.
Im Webinar erfahren Sie live, wie Sie mit Hilfe einer App den Zugang zu Informationen in Ihrem Unternehmen vereinfachen, personalisiert kommunizieren, Medienbrüche vermeiden und Prozesse durchgängig digitalisieren. Dabei entscheiden Sie, ob Sie über die App Intranet-News veröffentlichen, Umfragen schalten, Lohnabrechnungen zustellen, Urlaubsanträge ermöglichen oder gleich alles auf einmal machen. Ihr Unternehmen. Ihre App.
Sie möchten mehr zum Thema Digitalisierung erfahren?
Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Sozialwesen ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
Bundesteilhabegesetz 2020 – Mehr Selbstbestimmung
Lisa Böcker | d.velop
Das BTHG wird auch das Gesetz zur Stärkung der Teilhabe und Selbstbestimmung von Menschen mit Behinderungen genannt. Was das Gesetz umfasst, was für das Jahr 2020 geplant ist und welche Auswirkungen das Gesetz auf die Verwaltungsstrukturen der Leistungserbringer hat, klärt dieser Blogartikel.
Wie die digitale Personalakte Datenschutz leichter macht
Lisa Böcker | d.velop
Verwaltungsarbeiten nehmen einen Großteil der täglichen Arbeit ein. Die digitale Personalakte ermöglicht mehr Zeit fürs Wesentliche. Allerdings wollen viele Unternehmen vor Einführung der digitalen Personalakte eine Frage geklärt wissen: „Widersprechen sich die digitale Personalakte und der Datenschutz?“. Mit dieser Frage beschäftigt sich dieser Artikel.
„Kann man eigentlich auch klein anfangen mit der Digitalisierung?“
Martin Grimmelt | d.velop
Wer beschäftigt sich schon gern mit den Themen, die auch mal weh tun können? Themen, wie ein Dokumentenmanagement für das Sozialwesen, die einer Organisation oft sehr viel abverlangen – gerade in Zeiten des wirtschaftlichen Erfolgs blendet man gerne aus, sich für „übermorgen“ zu rüsten. Hilfreiche Tipps liefert dieser Artikel.