Digitalisierung in der Medienbranche
Digitale Lösungen statt analoge Probleme!
Fachlösungen für die Medienbranche
Die Digitalisierung macht auch vor der Medienbranche nicht halt. Mehr noch: Sie hat die Medienwelt in den letzten Jahren sogar maßgeblich beeinflusst und verändert. Doch was bedeutet Digitalisierung für die Branche? Welche Faktoren bestimmen den Erfolg?
Das von d.velop entwickelte Dokumentenmanagement-System für die Medienbranche übernimmt die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung aller analogen und digitalen Dokumente und Inhalte. Es stellt sicher, dass sämtliche Informationen überall und jederzeit verteilbar, einsehbar und kontrollierbar sind. Und es sorgt so für eine denkbar einfache und schnelle Abwicklung der organisatorischen Prozesse. Darüber hinaus erhöht d.velop die Transparenz, sorgt zum Beispiel für die Einhaltung von Zahlungsfristen, sichert Ihnen wertvolle Skontoerträge, ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss und unterstützt so die Liquiditätsplanung Ihres Unternehmens. Die digitale Archivierung minimiert darüber hinaus die Fehleranfälligkeit, verkürzt die Durchlaufzeiten und unterstützt Sie so bei der Abwicklung von Routineaufgaben.
Digitale Verlagsakte
Die digitale Verlagsakte enthält alle Dokumente, die Sie zu Ihren Projekten benötigen. Sie haben so stets alle Unterlagen übersichtlich zusammengefasst und jederzeit zur Verfügung.
Vertragsmanagement
Mit dem d.velop Vertragsmanagement haben Sie alles in einer Hand: entscheiden Sie individuell, welche Informationen sowie Funktionen für Ihre tägliche Arbeit mit Verträgen relevant sind. Behalten Sie Ihre Fristen stets im Blick.
Digitale Unterschrift
Mit der Möglichkeit, Verträge und andere Dokumente digital zu unterschreiben, gewinnen Sie eine vollkommen neue Perspektive auf Schriftstücke. Auf einen Blick erfassen Sie die offenen Aufgaben, können direkt in Verträge abspringen und Dokumente einsehen.
Unternehmensweite Suche
Unternehmenskritische Informationen befinden sich in unzähligen Dokumenten und Systemen. Mit d.velop enterprise search überwinden Sie Applikationsgrenzen und schaffen eine unternehmensweite Suche auf Knopfdruck.
Ein Auszug unserer Kunden
Wir haben uns in die Augen gesehen und gesagt: Ja! Das passt. Und dann sind wir quasi eine kleine Ehe eingegangen.
Andrea Weigert
Projektmanagerin
NWB Verlag
So macht es der NWB Verlag in Herne
Ein Fachbuch zu konzipieren und zu schreiben ist für Steuerprofis und Wirtschaftsexperten ein komplexer Prozess. Auch für den NWB Verlag in Herne ist dies keine leichte Aufgabe. Daher soll der gesamte Produktionsablauf bei der Entstehung eines gedruckten Buches digitalisiert werden. Wie genau die Lösung aussieht und was hinter BooX steckt? Schauen wir uns das Projekt bei dem NWB Verlag in Herne an!
Die Herausforderung
Ein Fachbuch zu konzipieren und zu schreiben ist ein komplexer Prozess. Autoren und Verlage generieren, sammeln und prüfen mit jedem Titel viele neue Informationen. Es gilt zudem, diese Informationen zu einem Ganzen zu verweben. Das mehr ist als die Summe seiner Teile. Auf der kreativen Seite hilft dabei der sprichwörtliche rote Faden und auf der Seite des Verlegers hilft ein standardisierter und digitalisierter Prozess. Der NWB Verlag in Herne hat nun mit Hilfe der d.velop AG einen digitalen Prozess zur Herstellung von Fachbüchern geschaffen. Die neue Softwarelösung trägt den Namen „BooX“. Diese beschleunigt nicht nur die Abläufe und damit die Produktion, sie sorgt auch für Transparenz im Prozess und damit für mehr Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern. Alle Informationen zum Buch und zum Prozess sind durch „BooX“ nun an einem Ort digital zu finden und das mit kürzester Zugriffszeit.
Analyse aller manuellen Abläufe
Um die internen Prozesse zu digitalisieren, hat ein Team im Verlag alle manuellen Abläufe analysiert und visualisiert. Bereits während dieser Phase gab es im Verlag erste Überlegungen, wie eine mögliche Software für die digitale Umsetzung der Prozesse aussehen könnte. Als erster Prozess, der digital gestaltet werden sollte, wurde der „Buch-Print-Prozess“ ausgewählt. Der Verlag stellte dafür ein Projektteam zusammen. Aus jeder Abteilung, die später mit der Software arbeiten soll, war je ein Mitarbeiter Mitglied des Teams. Im Fokus der Überlegungen stand die Anforderung: „Wo können wir Dokumente wie Laufzettel ablegen, sodass sie für jeden zugänglich sind und jeweils in der aktuellsten Version (Abteilungsübergreifend) zentral abgelegt sind?“, beschreibt Andrea Weigert, Projektmanagerin im Projekt- und Prozessmanagement (PPM) des NWB Verlags.
Arbeitsweise
Das Team realisierte das Projekt in fünf Phasen, die im Scrum-Modell „Sprints“ heißen. Durch die agile Arbeitsweise hat das Team viel gelernt. Sowohl auf Seiten der d.velop, was die genauen Anforderungen und Wünsche des Kunden angeht, als auch auf Seiten des NWB. Andrea Weigert lobt das agile Vorgehen: „Wir wurden uns selbst in jedem Step ein wenig bewusster darüber, was wir eigentlich genau wollen.“ Während des Projektverlaufs hat die Software so eine immer konkretere Form angenommen. Das Projektteam hat die Software „BooX“ nach jedem Sprint getestet, beispielhaft an drei verschiedenen Arten von Büchern. So konnte das Team neue Anforderungen oder Änderungen agil zum Projektverlauf an Markus Gevers (Projektleiter bei der d.velop) herantragen und gemeinsam umsetzen. Durch dieses Vorgehen konnten entscheidende Änderungen synchron zur Entwicklung in die Software einfließen. Dieses Ergebnis spiegelt auch eine der großen Stärken von Scrum wider – komplexe Software schrittweise und nah an den Kundenanforderungen zu entwickeln.
Was leistet die neue Software?
Die Softwarelösung „BooX“, welche die d.velop AG zusammen mit dem NWB Verlag erarbeitet hat, bildet den gesamten Prozess und alle Arbeitsschritte bei der Entstehung eines gedruckten Buches digital ab. Beginnend bei der Idee, ein Buch zu schreiben, über das Lektorat, die Produktion, die Vermarktung bis hin zum Vertrieb des Buches. An einem solchen Prozess sind rund 180 Personen beteiligt. Bis zu 120 Dokumente werden pro Buch abgelegt, archiviert und versioniert – das Ganze bis zu 280 Mal pro Jahr. Durch die Lösung der d.velop AG sind immer alle Informationen zum Produkt und zum Prozess an einem Ort zu finden und schnell erreichbar. Strukturiert werden die Daten durch die Unterteilung in Hauptprozesse und Prozessschritte. Auf diese Weise kann jeder Bearbeiter schnell erkennen, was, wo und in welchem Zusammenhang zu bearbeiten ist.
Das Ergebnis
„BooX“ ist seit Mitte Juli 2018 produktiv und wird in allen Abteilungen des NWB Verlags eingesetzt. Die Software erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses. So können alle Abteilungen sehen, welche Schritte vor oder nach ihrem eigenen Arbeitsschritt vorgenommen werden. Der Blick über den Tellerrand erhöht die Akzeptanz für die umliegenden Abteilungen, mit denen man sonst kaum Berührungspunkte hat, lobt Andrea Weigert. Auch die Zeitersparnis, welche durch den digitalen Prozess hervorgerufen wird, kann man bereits an den ersten Stellen messen. Aktuell hat der NWB Verlag bereits über 100 Bücher im „BooX“ angelegt, erklärt Andrea Weigert. Spätestens zum Jahresende 2018, rund ein halbes Jahr nach Projektbeginn, soll das erste Buch, bei welchem der gesamte Prozess im „BooX“ abgebildet wurde, herauskommen. Der bisherige Prozess, ein Buch zu erstellen – von der Idee bis es in den Händen des Lesers liegt – dauert zwischen drei Monaten und einem Jahr.
Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der Partnerschaft. Die Kommunikation, die Planung und die Umsetzung seitens der d.velop waren super. Es wurden alle Versprechen eingehalten und auch wenn es bestimmt mal Kleinigkeiten gab, ist das Projekt sehr gelungen. Das gesamte Projekt wurde im geplanten Zeitraum abgeschlossen.
Andrea Weigert
Projektmanagerin
NWB Verlag
Weitere glückliche Kunden
Verlagsgruppe Handelsblatt
Um ihr komplexes Geschäft effizient steuern zu können, setzt die Verlagsgruppe Handelsblatt zunehmend auf eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört u. a. die Einführung einer Eingangsrechnungsverarbeitung um interne Abläufe zu vereinfachen und somit viel Zeit zu sparen.
Motor Presse Stuttgart
In der Verarbeitung der Eingangsrechnungen gab es keine digitalen Komponenten. Am Prozessende wurden die Papierrechnungen von der Buchhaltung manuell in das SAP-System eingegeben. Die Zielsetzungen der Motor Presse: Alle Rechnungen sollten zentral digitalisiert, unmittelbar revisionssicher archiviert werden.
StepStone
In Deutschland ist Stepstone mit mehr als sieben Millionen Besuchen monatlich einer meist besuchten Online-Stellenmärkte. Die d.velop AG hat bei StepStone umfassende ECM-Lösungen realisiert. Mit der Optimierung verschiedener Verwaltungsabläufe konnte die Produktivität deutlich gesteigert werden.
Digital vernetzt: Wie Sie mit einer Mitarbeiter-App Ihr komplettes Team nachhaltig ans Unternehmen binden.
Die Allround-Lösung für alle Medienunternehmen:
Standortübergreifende Informationen, transparente Kommunikation, digitale Vernetzung und Abschaffung von Medienbrüchen. Stichworte, die Ihnen bekannt vorkommen? Oftmals sind dies genau die Anforderungen, die sich Mitarbeiter wünschen.
Erfahren Sie im Webinar, wie die Mitarbeiter-App funktioniert und wie Sie damit Ihre Mitarbeiter digital vernetzen und nachhaltig an Ihr Unternehmen binden. Freuen Sie sich auf eine Demo der App für drei typische Unternehmensprozesse.
Sie möchten mehr rund um das Thema Branchenprozesse erfahren?
Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der Medienbranche ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
Der einfachste Weg, um nie wieder Vertragsfristen zu verpassen
Elke Klein-Ridder | d.velop AG
Im privaten Umfeld ist Ihnen das bestimmt auch schon einmal passiert: lukrative Werbeanzeigen suggerieren ein attraktives Zeitschriften-Abo, welches natürlich innerhalb einer definierten Probezeit fristgerecht gekündigt werden kann. Man freut sich so lange über den Inhalt der Zeitschrift bis man genervt feststellt, dass die sich anbahnende Frist in Vergessenheit geraten ist. Wie sinnvoll wäre hier nicht eine gut funktionierende Erinnerung? Zunächst beleuchten wir, was Fristen überhaupt sind.
SharePoint als DMS? Ein Vergleich verschiedener Lösungen
Martin Hülscher | d.velop AG
Mit M365 oder SharePoint stellt Microsoft eine Reihe von Funktionen zur Implementierung einer DMS-Lösung bereit. Warum also nicht mehr daraus machen? Der Erfolg von SharePoint/M365 (nachfolgend nur als M365 zusammengefasst) bringt DMS-Lösungen eines ganz neuen Typs hervor. M365-basierende Lösungen bieten sich als Alternative zur herkömmlichen Dokumentenmanagement Lösung an und gestaltet den Markt für diese Systeme noch vielfältiger.
Suchen Sie Ihre Verträge noch oder verwalten Sie schon?
Susanne Keull | d.velop AG
Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen. Sie haben eine Vielzahl an Vertragspartnern. Eines Tages werden Sie von einem Dienstleistungsunternehmen angerufen, in dem es um einen Vertrag geht. Später ruft Sie ein Kollege aus der Rechtsabteilung an und fragt nach einem konkreten Lieferantenvertrag, da Neuverhandlungen anstehen. Ihnen raucht der Kopf: In welchem Ordner finde ich die Verträge und wo? Gibt es eine Übersicht?