Digitalisierung für die Möbelindustrie
Von der Handarbeit – in durchgehend digitalisierte Prozess
Dokumentenmanagement für die Möbel- und Holzindustrie
Die Möbelindustrie wie auch die Holzindustrie, kommen aus einem Handwerk mit oftmals alter Tradition. Doch auch an dieser Branche geht die Digitalisierung nicht vorbei. Holz ist längst ein Hightech-Baustoff. In kaum einer anderen Baubranche ist der Automatisierungsgrad in der Produktion derart weit fortgeschritten, wie bei der Holz verarbeitenden Industrie. Demgegenüber arbeiten Hersteller und Händler entlang der gesamten Logistikkette noch häufig manuell und mit nur wenig digitalisierten Prozessen. Doch auch die Verwaltung und der Handel mit Holz und Möbeln erforderen agile Geschäftsprozesse, erhöhte Effizienz sowie einen ausgeprägten Servicegrad.
Allrounder für die Verwaltung
Ein digitales Dokumentenmanagement-System kann sozusagen zum Allrounder für die Verwaltung werden. Etwa mit der Maschinenakte, die Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle zusammenfasst. Oder mit der Projektakte, die den Beteiligten fachbereichsübergreifend alle Informationen an einer Stelle zusammenführt. Und die Buchhaltung kann mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Fahrt aufnehmen, die selbsttätig Belege auf Plausibilität prüft, an die entsprechende Kostenstelle weiterleitet und die Bearbeitung protokolliert.
Maschinenakte
Wissen, wo eine Information zu finden ist, spart Zeit und Nerven. Eine digitale Maschinenakte sammelt Anleitungen, Kataloge und Wartungsunterlagen sowie alle anderen Papiere rund um eine Maschine. Schneller Zugriff ohne langes Suchen, und das an allen Standorten.
Projektakte
Mit unserer digitalen Projektakte können Sie alle Informationen fachbereichsübergreifend und zentral an einer Stelle zusammenführen und einsehen. Alle Beteiligten können die Informationen jederzeit schnell und einfach finden, bearbeiten und neue Belege ergänzen.
Produktakte
Im Laufe des Lebenszyklus eines Produktes fallen Unmengen an Dokumenten an. Von der Produktidee bis hin zur technischen Anleitung kann die digitale Produktakte Informationen zusammenfassen. Das System liest gescannte Papiere selbsttätig aus und sortiert die Informationen in die bestehenden Akten ein.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Wie viele Rechnungen sind eingegangen? Welche davon sind offen? Welche Stelle gibt den Beleg am schnellsten frei? All das sind Informationen, die eine digitale Eingangsrechnung liefert. So macht sich das System mit der Zeit selbst bezahlt – indem die Buchhaltung zum Beispiel Skonto pünktlich abziehen kann.
Produktbroschüre
Einfache Übersicht dank digitaler Akten
für die produzierende Industrie!
Stellen Sie sich der Herausforderung: digitalisieren Sie produktionsrelevante Dokumente und fertigungsnahe Bereiche.
Mithilfe einer vorgefertigten Struktur erleichtern wir Ihnen die Vorarbeit und Konzeptionierung der benötigten Aktenstrukturen. Die Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, eine bis zu 4-stufige Struktur abzubilden.
Referenzen
Folgende Unternehmen aus der Möbelindustrie und der Holzindustrie setzen bereits auf d.velop:
Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen.
Günter Winkler
IT-Leiter
Parador GmbH
Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement mit passgenauer SAP-Schnittstelle – Parador GmbH
Wohnlich, gemütlich, heimelig: Die Parador GmbH in Coesfeld entwickelt seit 1977 Produkte zur Boden-, Wand- und Deckengestaltung. Mit 550 Mitarbeitern in Coesfeld (NRW) und Güssing (Österreich) liefert das Unternehmen Parkett, Laminat, elastische Böden sowie Wand- und Deckenpaneele. Gefertigt wird in Deutschland und in Güssing. Wer so viel mit Holz arbeitet, weiß: Schnittstellen müssen perfekt passen. Deshalb setzt Parador auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm, dass sich nahtlos in die bestehende SAP- und IT-Landschaft einfügt.
Wie das aussieht? Schauen Sie sich den Projektverlauf der Parador GmbH genauer an!
Parador GmbH – Die Herausforderung
2016 kaufte die NORD Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH Parador samt Tochtergesellschaften. Damit wurde Parador aus der Hüls-Unternehmensgruppe und ihrer SAP-Welt herausgelöst. Als eigenständige Firma galt es, eine eigene SAP-Systemlandschaft zu errichten. Dazu setzten IT-Fachleute die Spezialsoftware cbs Enterprise Transformer ein. Straffe Zeit- und Budgetvorgaben stellten sicher, dass der Aufbau nach Plan verlief. Parador setzte zu diesem Zeitpunkt bereits das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ein. Tatsächlich nutzt Parador bereits seit 1999 Software von d.velop. Trotzdem prüfte das Unternehmen, welche Software den eigenen Anforderungen am besten entsprach. Es blieb bei d.3ecm – und das System überzeugt bis heute.
SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien
Sowohl der Funktionsumfang von d.3ecm als auch die passgenauen Integrationsmöglichkeiten gaben für Parador den Ausschlag, sich erneut für d.velop zu entscheiden. Eine speziell für SAP entwickelte Schnittstelle des Dokumentenmanagement-Systems unterstützt die unterschiedlichsten Nutzungsmöglichkeiten. Das erstreckt sich von der Archivierung, über die Recherche bis in die Verwaltung. Niedrige Kosten pro Arbeitsplatz treffen auf eine nutzerfreundliche Benutzeroberfläche, die sich auf Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit fokussiert.
Die Installation und Einrichtung von d.3ecm dauerte nur vier Monate: Die Daten aus dem alten System gingen unverändert in das neue System über. Das war auch aus rechtlichen Gründen notwendig. Unterstützend begleitete die Migration ein d.velop SAP-Kompetenzteam, bestehend aus erfahrenen SAP-Beratern und -Entwicklern. Das d.3ecm fungiert dabei auch als Dokumentenarchiv für die Dokumente aus den SAP-Modulen Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Externe Dokumente aus Vertrieb und Logistik gehen ebenfalls ins d.3ecm-Archiv.
SAP-Schnittstelle – Kommunikation per API
Besonderen Wert wurde bei der Umstellung auf die Überarbeitung der Schnittstellen zu SAP gelegt. Ziel war es, eine optimierte, verschlankte Übergabe der Dokumente an das Enterprise Content Management umzusetzen. In der alten Lösung sorgten sogenannte Calls für die Datenübergabe. Diese wurden durch eine API-Schnittstelle abgelöst, sodass Dokumente direkt in das ECM übergeben werden können. Die zuvor notwendige Zwischenspeicherung ist damit obsolet. In der Konsequenz sorgte dieser deutlich schlankere Ansatz dafür, dass der Wartungsaufwand erheblich geringer wurde. Parador ist daher nun in der Lage, sein ECM-System gleichsam in Eigenregie zu pflegen. Da die Daten aus SAP in der neuen Konstellation direkt an das ECM-System übergeben werden, mussten beide Systeme zeitgleich arbeitsfähig sein. Aber auch dies konnte problemlos sichergestellt werden. Damit gehört d.3ecm nun zusammen mit dem Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, der Windows- sowie Office-Welt und den drei SAP-Systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) und BW (Business Warehouse) zu den tragenden IT-Plattformen der Parador GmbH.
Das Ergebnis – Umfassender Ausbau der d.velop Produkte
Mitarbeiter können Dokumente nun leichter finden, bearbeiten oder in Archiven recherchieren. Das Dokumentenmanagement ist nahtlos in die SAP-Umgebung integriert. Mit wenigen Klicks oder Suchbegriffen finden die einzelnen Abteilungen digitale und gescannte Papiere, Zeichnungen und Daten wieder. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit d.3ecm ist der weitere Ausbau der Lösung fest bei der Parador vorgesehen. 2017 wurde die Dokumentenarchivierung, die direkt aus dem CRM und PIM (Produktinformationsmanagement) heraus erfolgt, erfolgreich eingeführt. Weiterhin geplant ist die E-Mail-Archivierung aus Exchange heraus, die Einführung einer workflowbasierten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie das Vertragsmanagements. Durch die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP, die in 2019 weiter Fahrt aufgenommen hat, profitieren Anwender von deutlich verbesserten, übersichtlichen Workflows, denn damit wird die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen möglich. Und dies in direkter, nahtloser Anbindung an SAP, auch an Bestellwesen und Finanzbuchhaltung.
Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung unseres Unternehmens. Und ein wichtiger Eckpfeiler dabei ist d.velop
Günter Winkler
IT-Leiter
Parador GmbH
Digitale Akten in M365 – ein Muss für die Industrie
Denn diese Erfahrung hat wohl jedes Unternehmen einmal gemacht: Projekte, die sich teils über Monate ziehen, eine große Menge an Dokumenten und Daten „verursachen“ und in denen eine Vielzahl von Mitarbeitern involviert sind. In unserem 30 minütigen Webinar am erklären Ihnen unser SharePoint-Spezialist Gerrit Heselhaus und Account Manager Georg Bilstein, warum sich der Einsatz eines Aktentemplates für Sie lohnt – sowohl in Bezug auf Projekte, als auch in weiteren Anwendungsfällen.
Weitere glückliche Kunden
HERZOG Küchen AG
Der Schweizer Küchenbauer Herzog Küchen AG steht mit seiner über 100-jährigen Tradition für qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen rund um die heimische Küche. Von der Beratung, über die Produktion, bis zu speziellen Serviceleistungen. Bereits seit 2008 ist HERZOG Kunde der d.velop AG und hat seitdem den Funktionsumfang des d.3ecm systematisch ausgebaut. Neben den Standard-Funktionalitäten des d.3ecm, setzt HERZOG Küchen Workflows zur Auftragsabwicklung, Scanning-Komponenten für die Eingangspost und Eingangsrechnungsverarbeitung und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ein.
Schoeller Textil AG
Schoeller Textil AG mit Sitz in Sevelen, stellt Spezialgewebe her – für Reithosen ebenso wie für Polizeiuniformen, für Rucksäcke, Outdoor- oder Motorradbekleidung. Und eben auch für die mobilen Bluetooth-Lautsprecher mit Textil-Ummantelung. Schon Anfang der 2000er Jahre baute Schoeller ein elektronisches Archiv für die Finanzbuchhaltung in Sage 200 sowie für die Produktions- und Planungssoftware TIM auf. 2007 wurde dann die E-Mail-Archivierung eingeführt. Zugleich sollte das Dokumentenmanagement auf weitere Bereiche ausgeweitet werden: auf die ISO-Zertifizierung, den Lieferanten-Reklamationsprozess sowie die Zollabfertigung.
Sie möchten mehr zum Thema Branchenprozesse erfahren?
Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig Themen rund um die Digitalisierung um die Branchenprozesse neu zu denken. Wir erklären, begleiten und veranschaulichen!
Automatisierung von Geschäftsprozessen in der produzierenden Industrie
Sarah Kern | d.velop AG
Dieser Blogartikel erklärt die Vor- und Nachteile der Automatisierung in der Industrie. Erfahren Sie den Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung anhand unterschiedlicher Anwendungsbeispiele für die Industrie.
Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group
Georg Bilstein | d.velop AG
In diesem Blogartikel geht es um den Einsatz digitaler Projektakten bei der OPTIMA packaging Group.
Sie erhalten Einblicke von der Einführung über den Projektumfang und den agilen Methoden bis hin zur Umsetzung.
[Interview] Q1 Energie AG: “Digitalisierung in der Industrie muss als Chance verstanden werden”
Sarah Kern | d.velop AG
Im folgenden Blogartikel gewährt die Q1 Energie AG Einblicke in die Digitalisierung des Industrieunternehmens. In einem Interview erklärt Sebastian Herkenhoff, welches Verständnis Unternehmen für die Digitalisierung aufbauen sollten.